Qu’est-ce que le regroupement software ?
L’inconvénient de l’utilisation de fichiers Word ou Excel pour la gestion d’entreprise est que si ces derniers permettent de conserver des données, ils n’ont aucun moyen de communiquer les informations qu’ils contiennent car ils ne sont connectés à rien.
Par conséquent, tout service au sein d’une entreprise ayant besoin de données provenant d’un autre service, par exemple le service de vente ayant besoin d’information sur les stocks, doit généralement se faire transmettre les documents nécessaires soit pour vérifier les données qu’ils contiennent, soit pour ressaisir ces données dans d’autres fichiers. Dans cette situation, chaque service travaille sur son propre système d’information, isolé des autres. Ceci résulte en une grande perte de temps et de nombreuses erreurs de saisie ou calcul, une redondance de données, de nombreuses informations divergentes ou obsolètes…
Le développement de logiciels de gestion a grandement simplifié le traitement et transfert d’information au sein d’une entreprise. Cependant, cette dernière se retrouve parfois à devoir utiliser une multitude de logiciel pour ses différents services, par exemple un logiciel pour la gestion commerciale, un logiciel pour la gestion RH, un logiciel pour la comptabilité. Ce système peut s’avérer complexe : chaque outil a son propre fonctionnement et plusieurs manipulations doivent être effectuées pour que les logiciels soient connectés et deviennent capables de communiquer entre eux, si cela est seulement possible.
Le regroupement software consiste à intégrer ensemble plusieurs logiciels pour gérer tous les processus d’une entreprise en une même solution de gestion. Gestion des services, des ventes, des RH, de la comptabilité, des projets… l’ensemble des fonctionnalités est pris en charge par une solution globale qui intègre différents modules communiquant parfaitement entre eux. Chaque collaborateur utilise la même plateforme de travail, avec différents droits d’accès selon sa fonction, et partage la même base de données.
Pourquoi le regroupement software ?
Le regroupement software permet aux divers services au sein de l’entreprise de travailler sur un même système d’information : chaque information est stockée dans une base de données unique et est automatiquement transmise aux services qui en ont besoin, évitant ainsi les redondances. Cela signifie par exemple que le service des ventes connaît l’état des stocks en temps réel pour piloter ses opérations et que le service de comptabilité est toujours informé de l’état de la facturation.
En outre, un logiciel de gestion « tout-en-un » est nettement plus accessible qu’une multitude de logiciels. Puisque les collaborateurs n’utilisent qu’une seule plateforme de travail, ils n’ont plus à constamment jongler entre différentes applications avec des méthodes d’utilisation différentes. Les nouveaux employés sont également formés plus rapidement comme ils ne doivent maîtriser qu’un seul outil.
Enfin, avec le regroupement software, plus besoin de se soucier de problèmes de comptabilité entre différentes applications, tous les processus sont parfaitement intégrés entre eux. La maintenance informatique s’en retrouve également simplifiée.
Qu’est-ce qu’un ERP ?
Un ERP est un logiciel de gestion intégré permettant de gérer l’ensemble des flux financiers d’une entreprise, en intégrant un regroupement de fonctions spécifiques telles que la gestion commerciale, la gestion comptable et financière ou la gestion des ressources humaines. Il centralise l’information dans une base de données unique et partagée.
Pourquoi un ERP ?
Lors de transactions telles que les ventes, les achats ou les paiements des salaires de employés, beaucoup de fonctions sont impactées au sein de l’entreprise. Sans ERP, les données doivent être entrées manuellement, il arrive donc souvent qu’une même donnée soit entrée à plusieurs reprises par différents services. Ainsi, la mise en place d’un ERP fait gagner du temps et réduit les risques d’erreurs humaines puisqu’une donnée ne doit être entrée qu’une seule fois. Grâce à sa base de données unique et partagée, l’ERP fluidifie la communication au sein de la structure.
Qu’est-ce qu’un CRM ?
Un CRM est un logiciel de gestion des relations composé d’un ensemble d’outils techniques permettant de capter, traiter et analyser les informations des clients, fournisseurs ou employés. Il garantit le suivi des échanges entre l’entreprise et ses divers contacts.
Pourquoi un CRM ?
Dans le cadre de son activité, une entreprise doit connaitre les informations des clients, assurer le suivi des dossiers, des projets en cours, des demandes SAV, gérer les congés et les absences des employés, etc.
Un CRM aide à établir et à gérer les différentes relations de l’entreprise. Il compile les diverses informations et leur historique. Il gère l’envoi automatique d’e-mails et SMS pour communiquer des informations pertinentes aux clients, employés et autres contacts. Il permet de personnaliser la relation et d’apporter une plus grande cohérence dans les échanges. En outre, la mise en commun et la maximisation de connaissance par client permet de mieux comprendre, anticiper et gérer leurs besoins.
La mise en place d’un CRM permet alors de répondre plus efficacement aux besoins des utilisateurs, afin d’accroître leur satisfaction.
Qu’est-ce qu’un CMS ?
Un CMS (Content Management System) est un système de gestion de contenu. Si un CMS est principalement destiné à la conception et édition de sites web ou d’applications mobiles, il rend également possible la conception et mise à jour dynamique de documents, tels que des lettres types, des contrats, des formulaires ainsi que des tableaux de bord. Il permet d’établir des modèles de mises en page et de textes pour toute documentation, mais aussi de créer des questionnaires, enquêtes et votes en ligne ainsi que des rapports et statistiques générés à partir de ces derniers.
Pourquoi un CMS ?
Toute entreprise a énormément de documents à rédiger et cela peut prendre passablement de temps. Avec des modèles de mises en page et des textes prédéfinis, le CMS permet d’éditer rapidement tout document et d’homogénéiser la documentation.
ERP vs CRM vs CMS
La distinction entre ERP et CRM n’est pas toujours évidente de prime abord. La différence entre ces deux types de logiciel réside principalement au niveau des informations qu’ils exploitent. L’ERP concerne les flux financiers de l’entreprise (transactions, facturation, comptabilité…), tandis que le CRM touche aux flux d’informations liés aux relations de l’entreprise, principalement les données clients (contacts, échanges, rendez-vous, réclamations…).
Il est en revanche plus facile de distinguer un CMS d‘un CRM ou un ERP. Le CMS est un logiciel conçu pour gérer spécifiquement des contenus, que ce soient des sites web, des tableaux de bord et statistiques ou de la documentation, il permet donc d’établir des mises en pages et modèles de textes pour les contrats, les lettres, les devis, etc. L’ERP et le CRM, comme mentionné dans le paragraphe précèdent, gèrent quant-à-eux différents flux d’informations liés aux transactions et aux relations clients, fournisseurs et autres contacts.
CRM, CMS et ERP présentent tous leur utilité pour une entreprise étant donné que chaque structure doit gérer en son sein des flux financiers, des relations ainsi que des documents administratifs, commerciaux et des communications. C’est là tout l’intérêt du regroupement software qui permet de réunir ces trois logiciels en une solution tout-en-un.
Sophie Amez-Droz
Liens utiles pour plus d’information
MCA Concept. [En ligne]. 2022. Qu’est-ce qu’un ERP ? Pourquoi utiliser un ERP pour sa gestion ? Disponible: https://mca-concept.com/erp-cest-quoi/
MCA Concept. [En ligne]. 2022. Qu’est-ce qu’un CRM ? Pourquoi utiliser un CRM pour sa gestion ? Disponible: https://mca-concept.com/crm-cest-quoi/
MCA Concept. [En ligne]. 2022. Qu’est-ce qu’un CMS ? Pourquoi utiliser un CMS pour sa gestion ? Disponible: https://mca-concept.com/cms-cest-quoi/
MCA Concept: https://www.mca-concept.com/
MCA Seed Academy: https://www.mcaseed.com/
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